Rencana Membina | Dapat memimpin rapat dan membuat risalah dengan baik

 

RENCANA MEMBINA

PANGKALAN SMK MUJAHIDIN WARU

 

Topik     : Dapat memimpin rapat dan membuat risalah dengan baik

Durasi   : 60 menit

 

A.        Tujuan

-            Dapat memimpin rapat dengan baik

-            Dapat membuat risalah dengan baik

-            Dapat Membacakan Risalah hasil rapat

 

B.        Materi

Definisi Rapat

Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.

 

Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang kemudian bisa disimpulkan oleh penulis: Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk mufakat. Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi.  Rapat, adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

 

Tujuan Rapat

Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:

1.    Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

2.    Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

3.    Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.

4.    Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.

5.    Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

6.    Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).

 

Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis (pelajari) terlebih dahulu bagaimana tingkat ketercapaian dari tujuan tersebut.

 

Risalah Rapat atau Notulen

Risalah rapat adalah catatan yang dicatat selama rapat. Mereka mencatat permasalahan kunci yang sedang dibahas, usulan yang diusulkan atau dipilih, dan kegiatan yang akan dilakukan. Risalah rapat biasanya dibuat oleh anggota kelompok yang ditunjuk. Tugas mereka adalah memberikan catatan akurat tentang apa yang terjadi selama pertemuan. Kayaknya sudah jelas ya dari pengertian diatas, bahwa risalah rapat adalah hal yang wajib ada ketika rapat sebagai bukti yang nantinya dikumpulkan menjadi arsip.

 

C.        Metode

-            Diskusi

-            Presentasi

 

D.        Langkah-Langkah Membina

1.    Kegiatan Awal

a.    Salam dan berdoa

b.    Ice breaking untuk mengajak konsentrasi

 

 

2.    Kegiatan inti

a.    Pembina mengingatkan kembali program kerja yang telah dibuat oleh ambalan terkait kegiatan akhir semester

b.    Pembina juga menyampaikan kondisi terkini hasil pencapaian SKU anggota ambalan

c.     Pembina kemudian memberikan stimulus agar pada akhir semester bisa mengadakan kegiatan

d.    Meminta seluruh yang hadir untuk mendiskusikan hal tersebut dengan tujuan yang jelas

e.    Memberi kesempatan salah satu anggota untuk bisa memimpin rapat dan juga satu orang sebagai Notulis

f.     Pembina mempersilahkan untuk memimpin rapat dan mengajari Notulis untuk membuat risalah

g.    ------------ Rapat Berlangsung ------------

h.    Setelah diperoleh keputusan pembina meminta pimpinan rapat menutup rapat namun sebelumnya diminta membacakan kembali hasil rapat

3.    Kegiatan Akhir

a.    Mereview kembali hasil rapat

b.    Berdoa dan salam

 

E.         Sumber Belajar dan Media

-       Sumber                : Lingkungan, Internet

-       Media                   : Ruang Kelas

 

F.         Penilaian

-       Observasi Pelaksanaan Rapat

-       Sistematika Risalah Rapat

-       Observasi pengambilan keputusan rapat dan pembacaan Risa